Správa smluv v MetaHub

MetaHub nabízí kompletní modul pro správu smluv, který vám pomůže vytvářet, schvalovat, evidovat a sledovat smlouvy na jednom místě. Díky propojení s umělou inteligencí a šablonami je příprava nových smluv otázkou několika minut.

Co modul pro správu smluv nabízí

Správa smluv v MetaHub pokrývá celý životní cyklus smlouvy — od vytvoření konceptu přes schválení a odeslání protistraně až po sledování platnosti a automatické upozornění na blížící se konec platnosti. Mezi hlavní funkce patří:

• Vytváření smluv ze šablon — nahrajte DOCX šablonu a AI identifikuje proměnné části, které se automaticky doplní.
• Automatické číslování — každá šablona má vlastní číselnou řadu, takže se smlouvy číslují systematicky.
• Schvalovací workflow — smlouvy procházejí stejným schvalovacím procesem jako faktury.
• Odesílání protistraně — hotovou smlouvu odešlete e-mailem přímo z MetaHub.
• Sledování platnosti — systém vás upozorní na blížící se konec platnosti nebo automatické prodloužení.
• AI kontrola — chatbot Gertruda smlouvu přečte a upozorní na potenciální rizika.

Jak vytvořit smlouvu

V MetaHub máte dva způsoby, jak smlouvu vytvořit:

Z šablony

1. Přejděte do sekce Smlouvy v postranním panelu.
2. Klikněte na Nová smlouva a vyberte Ze šablony.
3. Zvolte šablonu — například smlouvu o dílo, NDA nebo rámcovou smlouvu.
4. Vyberte klienta (protistranu). Pokud klienta ještě nemáte v evidenci, můžete ho přidat přímo na místě.
5. Vyplňte proměnné části — datum, částku, dobu platnosti a další pole, která šablona vyžaduje.
6. MetaHub automaticky přiřadí číslo smlouvy podle číselné řady šablony.
7. Klikněte na Vytvořit — smlouva se vygeneruje jako PDF.

Ručním nahráním

1. V sekci Smlouvy klikněte na Nová smlouva a vyberte Nahrát dokument.
2. Nahrajte hotový soubor (PDF nebo DOCX).
3. AI automaticky extrahuje klíčové údaje — protistranu, datum, částku a předmět smlouvy.
4. Zkontrolujte a doplňte údaje ručně, pokud je potřeba.

Tip: Pokud často uzavíráte stejný typ smlouvy, vyplatí se připravit šablonu. Ušetříte čas a zajistíte konzistenci smluv.

Životní cyklus smlouvy

Každá smlouva v MetaHub prochází jasně definovanými stavy:

1. Koncept (Draft) — smlouva je vytvořena, ale ještě nebyla odeslána ke schválení. Můžete ji volně upravovat.
2. Ke schválení (Pending Approval) — smlouva čeká na schválení přiřazeným schvalovatelem. V tomto stavu ji nelze upravovat.
3. Aktivní (Active) — smlouva byla schválena a je v platnosti.
4. Vypršená (Expired) — platnost smlouvy skončila.
5. Ukončená (Terminated) — smlouva byla předčasně ukončena.

Přechod mezi stavy je přehledně zobrazen na detailu smlouvy a v časové ose vidíte historii všech změn.

Schvalovací workflow pro smlouvy

Smlouvy využívají stejný schvalovací mechanismus jako dokumenty a faktury. To znamená, že:

• Smlouva může projít vícestupňovým schválením — například nejdřív vedoucí oddělení, pak právní oddělení.
• Směrovací pravidla nastavená v sekci Tým platí i pro smlouvy.
• Při zamítnutí se smlouva vrací zpět s komentářem, co je potřeba opravit.
• Celá historie schvalování je zaznamenána v auditní stopě.

Tip: Pro smlouvy s vysokou hodnotou doporučujeme nastavit samostatný schvalovací řetězec s vícero kroky, abyste zajistili důkladnou kontrolu.

Odesílání smluv protistraně

Jakmile je smlouva schválena, můžete ji odeslat protistraně přímo z MetaHub:

1. Na detailu smlouvy klikněte na Odeslat e-mailem.
2. Zadejte e-mailovou adresu příjemce (nebo vyberte kontakt z evidence klientů).
3. Upravte předmět a text e-mailu podle potřeby.
4. Smlouva se odešle jako příloha ve formátu PDF.

Odeslání se zaznamená v historii smlouvy, takže máte přehled, kdy a komu byla smlouva doručena.

Sledování platnosti a upozornění

MetaHub automaticky sleduje platnost všech aktivních smluv a upozorňuje vás na důležité události:

• Blížící se konec platnosti — systém vás upozorní s dostatečným předstihem, abyste stihli smlouvu prodloužit nebo obnovit.
• Automatické prodloužení — u smluv s automatickým prodloužením vás MetaHub upozorní, že se smlouva brzy automaticky prodlouží, a vy máte čas se rozhodnout, zda chcete prodloužení odmítnout.
• Přehled na dashboardu — na hlavní stránce vidíte smlouvy, kterým brzy vyprší platnost.

Tip: Nastavte si upozornění s dostatečným předstihem — například 30 nebo 60 dní před koncem platnosti. Vyhnete se tak situaci, kdy smlouva vyprší, aniž byste si toho všimli.

Evidence klientů

Správa smluv v MetaHub je propojena s evidencí klientů. Pro české firmy systém využívá napojení na ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů), pro slovenské firmy na RPO (Register právnických osôb). To znamená, že:

• Stačí zadat IČO a MetaHub automaticky doplní název firmy, adresu, DIČ a další údaje.
• Údaje klienta se automaticky promítnou do šablony smlouvy.
• U každého klienta vidíte přehled všech smluv, které s ním máte uzavřeny.

AI funkce pro smlouvy

Umělá inteligence v MetaHub pomáhá se smlouvami několika způsoby:

• Automatická extrakce údajů — při nahrání hotové smlouvy AI rozpozná protistranu, předmět, datum, částku a další klíčové informace.
• Kontrola smlouvy Gertrudou — chatbot Gertruda dokáže smlouvu přečíst a upozornit na potenciálně nevýhodné klauzule, chybějící ustanovení nebo nesrovnalosti.
• Analýza šablon — při nahrání DOCX šablony AI identifikuje proměnné části a navrhne pole pro vyplnění.

Tip: Před odesláním důležité smlouvy protistraně si nechte smlouvu zkontrolovat Gertrudou. AI kontrola nenahrazuje právníka, ale dokáže zachytit běžné chyby a opomenutí.

Verze, komentáře a přílohy

U každé smlouvy máte k dispozici:

• Historii verzí — pokud smlouvu upravíte, předchozí verze zůstane zachována a můžete se k ní kdykoli vrátit.
• Komentáře — členové týmu mohou ke smlouvě přidávat komentáře, diskutovat o změnách a zanechávat poznámky.
• Tagy — smlouvy můžete kategorizovat pomocí tagů pro snadnější filtrování a vyhledávání.
• Přílohy — ke smlouvě můžete připojit související dokumenty — například přílohy, dodatky nebo korespondenci.

Shrnutí

Modul pro správu smluv v MetaHub vám umožní:

• Vytvářet smlouvy rychle a konzistentně díky šablonám a automatickému číslování.
• Zajistit řádné schválení každé smlouvy před jejím odesláním.
• Sledovat platnost smluv a nikdy nezmeškát důležitý termín.
• Využívat AI pro kontrolu smluv a automatickou extrakci údajů.
• Mít vše na jednom místě — smlouvy, klienty, historii a dokumenty.

Začněte tím, že si připravíte první šablonu, a správa smluv ve vaší firmě se výrazně zjednoduší.