Šablony smluv v MetaHub

Šablony smluv v MetaHub vám umožňují připravit smlouvu za zlomek času, který byste strávili ručním vyplňováním. Stačí jednou nahrát DOCX šablonu, AI rozpozná proměnné části a vy pak generujete nové smlouvy pouhým vyplněním formuláře.

Co jsou šablony smluv

Šablona smlouvy je DOCX dokument, ve kterém jsou označené proměnné části — například název protistrany, datum uzavření, částka nebo doba platnosti. Když z šablony vytvoříte novou smlouvu, MetaHub tyto proměnné nahradí skutečnými hodnotami a vygeneruje hotový dokument ve formátu PDF.

Díky šablonám zajistíte, že:

• Všechny smlouvy stejného typu mají konzistentní formát a strukturu.
• Nikdo nemůže omylem vynechat důležitou klauzuli.
• Příprava nové smlouvy trvá minuty místo hodin.
• Smlouvy se automaticky číslují v rámci dané šablony.

Jak nahrát DOCX šablonu

1. Přejděte do sekce Smlouvy → Šablony v postranním panelu.
2. Klikněte na Nová šablona.
3. Nahrajte DOCX soubor s vaší smlouvou.
4. AI automaticky analyzuje dokument a identifikuje proměnné části.
5. Zkontrolujte seznam rozpoznaných polí a případně je upravte — přidejte chybějící nebo odeberte nepotřebná.
6. Pojmenujte šablonu (např. "Smlouva o dílo", "NDA", "Rámcová kupní smlouva").
7. Nastavte číselnou řadu pro automatické číslování.
8. Uložte šablonu.

Tip: Šablonu můžete kdykoli aktualizovat nahráním nové verze DOCX souboru. Stávající smlouvy vytvořené z předchozí verze zůstanou beze změny.

Co AI extrahuje ze šablony

Při nahrání DOCX šablony umělá inteligence analyzuje text dokumentu a identifikuje části, které se mění mezi jednotlivými smlouvami. Typicky rozpozná:

• Údaje o protistraně — název firmy, IČO, DIČ, sídlo, jednající osoba
• Datum uzavření — kdy je smlouva podepsána
• Doba platnosti — od kdy do kdy smlouva platí
• Finanční podmínky — cena, splatnost, měna
• Předmět smlouvy — stručný popis, na co se smlouva vztahuje
• Kontaktní údaje — e-mail, telefon, adresa pro doručování

AI také rozpozná strukturu dokumentu — nadpisy, číslování článků a přílohy — a zachová formátování původního DOCX souboru.

Tip: Proměnné části v DOCX šabloně označujte ve formátu {{kotva|výchozí hodnota}}, například {{nazev_firmy|Acme s.r.o.}} nebo {{datum_uzavreni|1. 1. 2026}}. Kotva může být i víceřádková — například ceník se sazbami:

{{sazby|Franta Novák 350 Kč/hod

Lukáš Brčál 365 Kč/hod
}}

AI analyzuje dokument a identifikuje tyto kotvy automaticky. Čím přesněji je označíte, tím spolehlivější bude generování.

Generování smlouvy ze šablony

Jakmile máte šablonu připravenou, vytvoření nové smlouvy je jednoduché:

1. V sekci Smlouvy klikněte na Nová smlouva → Ze šablony.
2. Vyberte šablonu ze seznamu.
3. Vyberte klienta (protistranu):
   • Pokud klienta máte v evidenci, stačí ho vyhledat podle názvu nebo IČO.
   • Pokud ne, klikněte na Přidat klienta a zadejte IČO. MetaHub doplní údaje z registru ARES (CZ) nebo RPO (SK).
4. Údaje klienta se automaticky doplní do příslušných polí šablony.
5. Vyplňte zbývající proměnné — datum, částku, dobu platnosti a další specifické údaje.
6. Klikněte na Vytvořit smlouvu.
7. MetaHub vygeneruje smlouvu jako PDF a přiřadí jí automatické číslo.

Vygenerovaná smlouva se vytvoří ve stavu Koncept a můžete ji před odesláním ke schválení ještě zkontrolovat.

Automatické číslování

Každá šablona v MetaHub má vlastní číselnou řadu (sekvenci). Při vytvoření smlouvy ze šablony systém automaticky přiřadí další číslo v pořadí. Například:

• Šablona "Smlouva o dílo" → SoD-2026-001, SoD-2026-002, SoD-2026-003...
• Šablona "NDA" → NDA-2026-001, NDA-2026-002...

Pokud šablona obsahuje kotvu s číslem smlouvy (ať už ji pojmenujete {{cislo_smlouvy}}, {{contract_number}} nebo jakkoli jinak), AI ji na základě kontextu automaticky rozpozná jako systémové pole pro číslování. Při generování smlouvy MetaHub tuto kotvu nahradí dalším číslem v řadě podle nastavené zkratky šablony — nemusíte číslo vyplňovat ručně.

Formát číslování si můžete přizpůsobit při nastavování šablony — zvolit prefix, oddělovač, počet číslic a zda se čísla resetují každý rok.

Tip: Konzistentní číslování usnadňuje orientaci v archívu smluv a je důležité i pro případné audity. Doporučujeme zvolit formát, který zahrnuje rok a typ smlouvy.

Generování PDF z šablon

MetaHub generuje finální smlouvu ve formátu PDF přímo z DOCX šablony. Proces funguje následovně:

1. Systém vezme původní DOCX šablonu a nahradí všechny proměnné skutečnými hodnotami.
2. Vyplněný DOCX soubor se převede na PDF pomocí konverzního enginu.
3. Výsledný PDF zachovává formátování, fonty, tabulky a rozvržení původního dokumentu.

PDF soubor je připraven k odeslání protistraně, tisku nebo archivaci. Zároveň máte k dispozici i vyplněnou DOCX verzi pro případné další úpravy.

Tipy pro přípravu kvalitní DOCX šablony

Aby AI co nejpřesněji rozpoznala proměnné části a výsledný PDF vypadal profesionálně, doporučujeme:

• Používejte styly — nadpisy formátujte jako Nadpis 1, Nadpis 2 atd. Usnadní to AI analýzu struktury dokumentu.
• Proměnné označte jednoznačně — používejte formát {{kotva|výchozí hodnota}}, např. {{nazev_klienta|Název firmy}}, {{ico|12345678}}, {{datum_od|1. 1. 2026}}. Kotvy mohou být i víceřádkové.
• Nemusíte řešit dokonalý vzhled DOCX — MetaHub při generování PDF automaticky zarovná text, upraví rozložení a vylepší formátování. Stačí nahrát funkční šablonu s obsahem a kotvami, o profesionální vzhled výstupu se postaráme my.
• Testujte šablonu — po nahrání si vygenerujte zkušební smlouvu a zkontrolujte, zda PDF vypadá správně.
• Udržujte šablonu aktuální — pokud se změní vaše obchodní podmínky nebo legislativa, nezapomeňte aktualizovat i šablonu.

Tip: Pokud máte existující smlouvy ve formátu PDF, které chcete převést na šablonu, nejprve je převeďte do DOCX (např. v MS Word) a poté nahrajte do MetaHub.

Příklady použití

Šablony smluv v MetaHub se hodí pro širokou škálu smluvních dokumentů:

• NDA (Dohoda o mlčenlivosti) — standardizovaný text, mění se pouze protistrana a datum.
• Smlouva o dílo — proměnné jsou protistrana, předmět díla, cena a termín.
• Rámcová kupní smlouva — opakující se obchody se stejnou strukturou, ale různými podmínkami.
• Smlouva o poskytování služeb — IT, poradenství, údržba a další služby.
• Pracovní smlouva — jméno zaměstnance, pozice, mzda, datum nástupu.
• Nájemní smlouva — prostory, nájemné, doba nájmu, podmínky.
• Dodatky ke smlouvám — šablona pro dodatky s odkazem na původní smlouvu.

Shrnutí

Šablony smluv v MetaHub vám pomohou:

• Připravovat smlouvy rychle a bez chyb díky AI analýze šablon.
• Udržet konzistentní formát a obsah napříč všemi smlouvami.
• Automaticky číslovat smlouvy a mít přehled v archívu.
• Generovat profesionální PDF dokumenty připravené k podpisu.
• Snížit závislost na právním oddělení u rutinních smluv.

Začněte nahráním vaší nejčastěji používané smlouvy jako šablony a okamžitě uvidíte, kolik času vám MetaHub ušetří.