Automatické schvalování faktur

Ne každá faktura potřebuje lidskou kontrolu. Pravidelná faktura od dodavatele, kterému důvěřujete, s čistě rozpoznanými daty a sedícím timesheetem — proč ji proklikávat ručně? MetaHub umí takové doklady schválit za vás a vám nechat čas na ty, které pozornost opravdu vyžadují.

Automatické schvalování je dostupné v tarifu Business a vyšším a je ve výchozím stavu vypnuté — zapnete ho v nastavení firmy, až budete chtít.

Jak to funguje

Když dorazí nová faktura, MetaHub ji nejdřív zpracuje (rozpozná data, zkontroluje duplicity, spáruje s timesheetem či dodacím listem, proběhne detekce podvodů) a teprve poté vyhodnotí, zda ji lze schválit automaticky.

Ověření dodavatelé mají zelenou

Dodavatele, kterému důvěřujete, si můžete označit jako ověřeného. U ověřeného dodavatele se faktura schválí sama, pokud platí aspoň jedna z podmínek:

• Vysoká kvalita rozpoznání — AI extrakce dat dosáhla nastaveného prahu spolehlivosti (výchozí 95 %), nebo
• Sedící párování — faktura je spárovaná například s timesheetem nebo dodacím listem a kontrola nenašla žádný zásadní rozpor.

U ověřeného dodavatele přitom nezáleží na jeho číselném skóre důvěry — rozhoduje kvalita dokladu. I tak ale stále platí nastavený limit částky: dražší faktury nad limit jdou vždy k ruční kontrole.

Ostatní dodavatelé

U neověřených dodavatelů je MetaHub přísnější. Faktura se schválí automaticky jen tehdy, když má vysokou spolehlivost rozpoznání, dodavatel má dostatečné skóre důvěry, částka je v limitu a jde o známého dodavatele s historií.

Timesheet dorazil později? Nevadí

Běžná situace: faktura přijde dřív než timesheet. V tu chvíli ještě není co párovat, takže faktura počká na ruční schválení. Jakmile ale dorazí timesheet a spáruje se s fakturou — ať už automaticky, nebo ručně — MetaHub fakturu znovu vyhodnotí a pokud teď splňuje podmínky, schválí ji za vás. Nemusíte se k ní vracet.

Bezpečnostní pojistky

Automatika nikdy neobejde zdravý rozum. Faktura se nikdy neschválí automaticky, pokud:

• jde o duplicitu,
• má označenou anomálii (např. nesouhlasí IČO odběratele nebo párování našlo zásadní rozpor),
• má nevyřešené upozornění z detekce podvodů.

Navíc je v platnosti pojistka proti zahlcení: pokud se v krátkém čase nahromadí příliš mnoho automatických schválení, MetaHub zbytek pošle k ruční kontrole a upozorní administrátora. Každé automatické schválení se navíc zapisuje do auditní stopy a administrátoři dostanou notifikaci — máte tak vždy plný přehled.

Co si můžete nastavit

V nastavení automatického schvalování si určíte vlastní pravidla:

• minimální spolehlivost rozpoznání,
• maximální částku, do které se faktury schvalují automaticky,
• minimální skóre důvěry dodavatele,
• zda schvalovat jen známé dodavatele,
• které typy dokladů zahrnout (faktury, proformy, účtenky),
• zda mají mít ověření dodavatelé zrychlené schválení,
• limit počtu automatických schválení za dané období.

Shrnutí

Automatické schvalování v MetaHub vám ušetří rutinu a urychlí zpracování:

• Ověření dodavatelé s čistým dokladem projdou bez čekání.
• Faktura se doschválí i tehdy, když se timesheet napáruje až dodatečně.
• Rizikové doklady (duplicity, anomálie, podezření na podvod) vždy zůstanou na vás.
• Vše je pod kontrolou — limity, pojistky a auditní stopa.

Vy se tak můžete soustředit na faktury, které opravdu potřebují vaši pozornost.